La Routine Quotidienne que les Experts Recommandent pour Une Productivité Accrue

En 1918, Charles M. Schwab était l’un des hommes les plus riches au monde.

Schwab était Président de “Bethlehem Steel Corporation”, le plus important constructeur de navires et le deuxième plus important producteur d’acier aux Etats-Unis de l’époque. Thomas Edison, le célèbre inventeur, était impressionné par la détermination de Schwab à toujours chercher à faire mieux que la concurrence.

Un jour, en 1918, pour améliorer l’efficience de ses équipes, Schwab organisa un rendez-vous avec un consultant en productivité respecté qui s’appelait Ivy Lee.

Lee était un entrepreneur à succès encore plus connu pour être un pionnier dans le domaine des relations humaines. On raconte que Schwab a accueilli Lee dans son bureau et lui a dit : “Dîtes-moi comment améliorer la productivité”
“Donnez-moi 15 minutes avec chacun de vos cadres,” a répondu Lee.
“Cela va me coûter combien ?” a demandé Schwab.
“Rien. A moins que cela fonctionne.” dit Lee. “Dans ce cas, dans 3 mois, vous m’enverrez un chèque d’un montant qui correspond à la valeur que vous estimez juste.”

La Méthode Ivy Lee

Pendant les 15 minutes passées avec chaque cadre, Lee a expliqué sa méthode simple pour accroître la productivité :

1. A la fin de chaque journée de travail, écrivez les 6 choses les plus importantes à réaliser le lendemain. N’écrivez pas plus de 6 tâches
2. Ensuite priorisez ces tâches en fonction de leur ordre d’importance
3. Lorsque vous arrivez le lendemain, concentrez vous sur la première tâche. Finissez la avant de démarrer la deuxième.
4. Faites la même chose avec le reste de la liste. A la fin de la journée, transférez les tâches non accomplies à la liste du lendemain.
5. Répétez ce processus tous les jours.

La stratégie avait l’air simple, mais Schwab et son équipe de cadres ont décidé de la tester. Après 3 mois, Schwab était tellement content du progrès de son entreprise qu’il appela de nouveau Lee dans son bureau et lui remit un chèque de $25.000,00 (équivalent $400.000,00 en 2015) .

La méthode Ivy Lee pour prioriser votre “to-do list” a l’air bête. Comment est-ce quelque chose d’aussi simple peut apporter autant de valeur ? Qu’est-ce qui la rend aussi efficace ?

Bien Gérer les Priorités

Voilà pourquoi la méthode est aussi efficace :

Elle est suffisament simple pour marcher. La critique principale des méthodes d’organisation comme celle-ci, c’est qu’elles sont trop basiques. Elles ne prennent pas en compte la complexité de notre vie. Que faut-il faire en cas d’urgence ? Ne peut-on pas utiliser la technologie pour mieux faire ? Non : la complexité est un argument qui nous détourne de ce qui est réellement important. Oui : les urgences et les distractions vont arriver. Mais il faut les ignorer autant que possible, les gérer quand vous devez, puis retourner à votre liste dès que possible. Pour guider un comportement complexe, utilisez des règles simples.

Cela vous oblige à prendre les décisions difficiles. Il n’y a rien de magique à propos du nombre de 6 tâches par jour – cela pourrait facilement être 5. Par contre, il y a quelque chose de magique à vous imposer des limites. Je pense que la meilleure chose à faire si vous avez trop d’idées (ou si vous avez l’impression d’être submergé), c’est de bien trier, et sortir tout ce qui n’est vraiment pas nécessaire. Les contraintes vous rendent meilleur. Si vous vous engagez à rien, vous allez être distrait par tout.

Cela enlève l’obstacle du démarrage. L’obstacle principal à terminer une tâche, c’est le démarrage. (Vous lever du canapé peut être difficile, mais une fois que vous démarrez votre footing il devient beaucoup plus facile à terminer). La méthode de Lee vous oblige à décider quelle sera votre première tâche la veille. Donc, dès votre arrivée le lendemain, vous démarrez votre travail sans attendre.

Cela vous oblige à être mono-tâche. La société d’aujourd’hui adore les multi-tâches. Le mythe de la polyvalence, c’est d’avoir l’impression d’être occupé et d’être le meilleur. L’opposé est vrai. Avoir moins de priorités signifie être plus efficace au travail. Si vous observez les experts mondiaux dans n’importe quel domaine – athlètes, artistes, scientifiques, professeurs, PDGs – vous découvrirez qu’ils ont une qualité en commun : la concentration. La raison est simple : vous ne pourrez pas exceller dans un domaine ou une tâche si vous êtes toujours éparpillé.

Restez focalisez et consistent. La conclusion ? Faîtes la chose la plus importante pour démarrer chaque journée. C’est la seule astuce de productivité dont vous avez vraiment besoin.

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Mots-clefs : gérer les priorités, Gestion de temps, gestion des tâches, Organisation Personnelle, productivité
Publié dans Blog Management
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